Privacy- en Cookiebeleid

Bij KGS DIAMOND streven wij er elke dag naar om onze producten te verbeteren en nieuwe technologieën te ontwikkelen, zodat wij u nieuwe diamantoplossingen kunnen bieden voor zelfs de meest complexe slijp- en schuuruitdagingen. In onze zoektocht hiernaar hebben wij af en toe bepaalde informatie van u nodig. Wij vinden dat uw persoonsgegevens van u moeten blijven. Daarom verzamelt of deelt KGS DIAMOND uw gegevens niet, tenzij dit echt noodzakelijk is.

In deze privacyverklaring willen wij, The KGS DIAMOND GROUP (“wij”, “ons”, “onze”), u of uw bedrijf (“u”, “uw”) informeren over wat u van ons kunt verwachten met betrekking tot uw persoonsgegevens wanneer u contact met ons opneemt of een aankoop bij ons doet.

Aangezien onze belangrijkste klanten andere professionele rechtspersonen zijn, kan een groot deel van de gegevens die wij verwerken niet worden aangemerkt als persoonsgegevens. Om contact te onderhouden met onze zakenpartners of andere bedrijven moeten wij echter in zekere mate persoonsgegevens verwerken, aangezien onze communicatie uiteraard plaatsvindt via vertegenwoordigers van deze professionele rechtspersonen. In alle gevallen waarin persoonsgegevens betrokken zijn, zullen wij deze altijd zorgvuldig verwerken met respect voor uw rechten en in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

 

Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die betrekking hebben op een individu (natuurlijke persoon) waarmee deze persoon direct of indirect kan worden geïdentificeerd.

De categorieën persoonsgegevens die wij verwerken kunnen onder meer omvatten:

• Naam
• Bedrijfsgegevens, zoals de naam van uw bedrijf, uw functie binnen het bedrijf en het bedrijfsadres en de contactgegevens;
• Adresgegevens
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Aankoopgeschiedenis
• Klantnummer
• Financiële gegevens die nodig zijn om uw betaling te verwerken, zoals bankrekening- of creditcardnummers, of uw btw-/belastingregistratienummer;
• Activiteit op onze website via cookies. Voor meer informatie over cookies verwijzen wij u naar de sectie “Gebruik van cookies” aan het einde van deze privacyverklaring;
• Andere persoonsgegevens die u actief aan ons verstrekt via schriftelijke correspondentie, telefonisch contact of door het invullen van onze elektronische contactformulieren;

Wanneer verzamelen wij uw persoonsgegevens?

• Wanneer u producten bij ons koopt via e-mail, online, telefonisch of persoonlijk;
• Wanneer wij contact opnemen met of aankopen doen bij onze zakenpartners;
• Wanneer u contact opneemt met onze klantenservice of ons verkoopteam voor ondersteuning;
• Wanneer u contact met ons opneemt via sociale media;
• Wanneer u ons uw gegevens toestuurt, bijvoorbeeld via een open sollicitatie, als reactie op een vacature of om deel te nemen aan promoties;
• Wanneer u actief uw contactgegevens met ons deelt, bijvoorbeeld tijdens beurzen;

Waarom verwerken wij uw persoonsgegevens en op welke wettelijke grondslagen doen wij dit?

Om u onze producten en diensten te kunnen leveren
Wanneer u een verzoek indient bij KGS, hetzij voor diensten, hetzij voor de aankoop van onze producten, kunnen wij uw persoonsgegevens gebruiken om aan dit verzoek te voldoen. Dit betekent dat wij uw gegevens onder meer kunnen gebruiken om uw bestelling correct in ons systeem te registreren, uw betaling te verwerken, de goederen op het juiste adres af te leveren en met u te communiceren over uw verzoeken zoals hierboven beschreven.
Wanneer u een bestelling voor producten bij ons plaatst of met ons communiceert over een dergelijke bestelling, verwerken wij deze gegevens omdat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze overeenkomsten.

Om met u of uw bedrijf te communiceren
Om onze diensten en producten te kunnen leveren, kan het nodig zijn dat wij u bellen, e-mailen of op andere wijze contact met u opnemen, zodat wij zo goed mogelijk aan uw behoeften en verzoeken kunnen voldoen.

Wij kunnen uw gegevens ook nodig hebben om u te informeren over onze producten en oplossingen die voor u interessant kunnen zijn. Dit omvat tevens communicatie over wijzigingen in ons bestaande productassortiment.

Daarnaast hebben wij uw gegevens nodig om te reageren op uw vragen of verzoeken die via ons online contactformulier of onze klantenservice worden ingediend.

Voor deze communicatie, anders dan de communicatie genoemd in het vorige punt, baseren wij ons op onze gerechtvaardigde bedrijfsbelangen als wettelijke grondslag voor de verwerking. Als onderneming moeten wij kunnen communiceren met onze (potentiële) klanten. Wij zullen er altijd voor zorgen dat wij onze belangen afwegen tegen uw rechten. Dit betekent dat wij uw gegevens niet zullen verwerken indien wij van mening zijn dat uw rechten zwaarder wegen dan onze belangen.

Om onze bedrijfsvoering te verbeteren
Wij kunnen gegevens over uw aankoopgeschiedenis bewaren, zodat wij onze dienstverlening op uw behoeften kunnen afstemmen en u sneller en efficiënter van dienst kunnen zijn.

Voor zover er sprake is van een doorlopende contractuele relatie verwerken wij deze gegevens omdat wij dit noodzakelijk achten voor de uitvoering van onze overeenkomsten. Indien een dergelijke relatie niet bestaat, registreren wij uw gegevens omdat het in ons gerechtvaardigd bedrijfsbelang is om u een op maat gemaakte en efficiënte dienstverlening te bieden. Wij zorgen er altijd voor dat wij onze belangen afwegen tegen uw rechten. Dit betekent dat wij uw gegevens niet zullen verwerken indien wij van mening zijn dat uw rechten zwaarder wegen dan onze belangen.

Om ons promotiemateriaal op u af te stemmen
Wij kunnen uw persoonsgegevens gebruiken om u promotionele e-mails en nieuwsbrieven te sturen. De inhoud van deze promotionele berichten wordt afgestemd op uw aankoopgeschiedenis of uw voorkeurinstellingen.

Als u eerder producten bij ons heeft gekocht, maar uw voorkeurinstellingen niet specifiek heeft bijgewerkt, baseren wij ons op onze gerechtvaardigde bedrijfsbelangen als wettelijke grondslag voor de verwerking van uw gegevens. Wij sturen u nieuwsbrieven en productaanbiedingen waarvan wij denken dat deze voor u interessant kunnen zijn op basis van uw aankoopgeschiedenis. Wij zorgen er altijd voor dat wij onze belangen afwegen tegen uw rechten. Dit betekent dat wij uw gegevens niet zullen verwerken indien wij van mening zijn dat uw rechten zwaarder wegen dan onze belangen.

Als alternatief kunnen wij ons baseren op uw gedocumenteerde toestemming als wettelijke grondslag voor het ontvangen van deze promotionele materialen.

Voor de afhandeling van juridische aangelegenheden
Wij kunnen uw persoonsgegevens verwerken indien dit een wettelijke verplichting is, bijvoorbeeld voor het indienen van belastingaangiften. Wij kunnen uw persoonsgegevens ook verwerken om fraude op te sporen, te voldoen aan verzoeken van wetshandhavingsinstanties, in het kader van juridische procedures, ter bescherming van onze rechten of eigendommen en om te voldoen aan een gerechtelijk bevel.

In bepaalde gevallen is de wettelijke grondslag voor deze verwerking dat deze noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. In andere gevallen is de wettelijke grondslag gelegen in onze gerechtvaardigde bedrijfsbelangen, bijvoorbeeld om onze rechten en eigendommen te beschermen. Wij zorgen er altijd voor dat wij onze belangen afwegen tegen uw rechten. Dit betekent dat wij uw gegevens niet zullen verwerken indien wij van mening zijn dat uw rechten zwaarder wegen dan onze belangen.

Wij kunnen uw persoonsgegevens ook voor andere doeleinden gebruiken, in overeenstemming met de context waarin de gegevens zijn verstrekt of waarvoor u ons toestemming heeft gegeven. In ieder geval zullen wij transparant zijn over het gebruik van uw gegevens en, waar vereist, het doel van de verwerking aan u communiceren. Wij gebruiken geen programma’s of systemen die geautomatiseerde beslissingen nemen die gevolgen kunnen hebben voor personen of anderszins.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens op een veilige manier?

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is om de doeleinden te bereiken die in deze privacyverklaring zijn beschreven en waarvoor wij uw persoonsgegevens hebben verzameld. De exacte bewaartermijnen verschillen afhankelijk van het type gegevens en het doel waarvoor deze zijn verzameld. Wij houden een intern register bij met bewaartermijnen en streven ernaar procedures in te voeren die tijdige verwijdering van gegevens mogelijk maken.

Indien er wettelijke verplichtingen gelden, bewaren wij uw persoonsgegevens zolang deze verplichtingen dit voorschrijven. In andere gevallen bewaren wij uw persoonsgegevens in het algemeen zolang wij een bestaande relatie of het vooruitzicht op een relatie met u hebben. Hierbij houden wij rekening met onze gerechtvaardigde bedrijfsbelangen en uw rechten en belangen.

Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

Wij zullen uw gegevens nooit verkopen aan derden en hebben ook niet de intentie uw gegevens als handelswaar te behandelen. In sommige gevallen kunnen wij uw persoonsgegevens delen met vertrouwde externe dienstverleners die optreden als verwerkers van persoonsgegevens. Wij zorgen voor een correcte implementatie van overeenkomsten met deze verwerkers, zodat zij uw persoonsgegevens uitsluitend mogen gebruiken voor de doeleinden waarvoor wij hen opdracht hebben gegeven. Zij mogen uw gegevens niet met anderen delen, tenzij dit in de overeenkomst is vastgelegd en noodzakelijk is voor de dienstverlening die wij hen hebben opgedragen.

Dit betekent dat wij uw gegevens kunnen delen met derden om bestellingen van producten af te handelen, bijvoorbeeld zodat zij bezorgdiensten kunnen leveren of betalingen kunnen verwerken.
Voor zover dit nog niet duidelijk is uit het bovenstaande, kunnen wij uw gegevens ook delen met bedrijven binnen de KGS DIAMOND GROUP voor bovengenoemde doeleinden of vanwege gedeelde bedrijfsprocessen.

Derden met wie wij uw persoonsgegevens delen kunnen ook partijen zijn die ons Customer Relationship Management (“CRM”)-tools leveren. Dit zijn elektronische softwaresystemen die ons helpen bij het organiseren van onze klantendatabase en administratie.

Onder bepaalde omstandigheden kunnen wij ook wettelijk verplicht zijn uw gegevens te delen met bevoegde autoriteiten of wetshandhavingsinstanties, bijvoorbeeld op grond van een gerechtelijk bevel.
Wij zullen uw persoonsgegevens uitsluitend delen met groepsmaatschappijen buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”) indien dit noodzakelijk is om uw bestelling uit te voeren of indien u hier vooraf mee heeft ingestemd, bijvoorbeeld wanneer is overeengekomen dat een van onze groepsmaatschappijen buiten de EER uw bestelling zal behandelen en uitvoeren.

Hoe beschermen wij uw persoonsgegevens?

De beveiliging van uw persoonsgegevens is voor ons van groot belang en wij nemen dit zeer serieus. Wij treffen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, onbedoelde openbaarmaking en ongeoorloofde wijzigingen te voorkomen. Enkele van deze maatregelen zijn het gebruik van versleutelde toegang, firewalls en gescheiden servertoegang. Uw gegevens zijn daarom uitsluitend toegankelijk voor medewerkers die deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden.

Daarnaast hebben wij contractuele afspraken gemaakt met derden die waarborgen dat uw gegevens veilig en vertrouwelijk worden behandeld voor zover zij deze verwerken.

Mocht u de indruk hebben dat uw gegevens niet adequaat worden beschermd of redenen hebben om aan te nemen dat er misbruik van uw gegevens wordt gemaakt, neem dan contact met ons op via de contactgegevens onderaan deze privacyverklaring.

Gebruik van cookies

Op onze website maken wij beperkt gebruik van cookies. Een cookie is een eenvoudig, klein tekstbestand dat door uw browser op uw harde schijf wordt opgeslagen wanneer u onze website bezoekt. Op onze website gebruiken wij uitsluitend technische en functionele cookies, evenals analytische cookies die geen persoonsgegevens bevatten. De cookies die wij gebruiken zijn uitsluitend bedoeld om de optimale werking van onze website te waarborgen en om het aantal unieke bezoekers van verschillende pagina’s te analyseren. Hierdoor kunnen wij onze website optimaliseren voor uw gebruiksgemak, zonder inbreuk te maken op uw privacy.

Wij gebruiken uitsluitend de volgende cookies op onze website:

Leverancier – Google Analytics
Cookie: _ga
Bewaartermijn: 2 jaar

Leverancier – Google Analytics
Cookie: _gid
Bewaartermijn: 24 uur

Leverancier – Google Analytics
Cookie: _gad
Bewaartermijn: 1 minuut

Doel: gebruikt om unieke gebruikers te onderscheiden, unieke bezoeken aan pagina’s op onze website bij te houden en om de aanvraagfrequentie te beperken.

Indien u geen cookies wilt ontvangen, kunt u zich hiervoor afmelden door de instellingen van uw webbrowser aan te passen.

 

Uw rechten

Onder de AVG zijn uw verschillende privacyrechten verder uitgebreid en omvatten deze onder meer:

Recht op informatie

U heeft het recht om geïnformeerd te worden over de wijze waarop uw persoonsgegevens worden gebruikt, zoals wij trachten te doen via deze privacyverklaring.

Recht op inzage
U heeft het recht om inzage te krijgen in alle persoonsgegevens die wij van u bewaren.*

Recht op rectificatie
U heeft het recht ons te verzoeken uw persoonsgegevens te corrigeren, aan te vullen, af te schermen of te wijzigen indien deze gegevens onjuist, onvolledig of niet relevant zijn, of indien zij op enige wijze in strijd met een wettelijke verplichting worden gebruikt.

Recht op verwijdering
U heeft het recht ons te verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen. Wij zullen uw persoonsgegevens binnen een redelijke termijn verwijderen indien wij deze niet langer nodig hebben voor de doeleinden die in deze privacyverklaring zijn genoemd, indien u uw toestemming heeft ingetrokken of bezwaar heeft gemaakt tegen onnodige verwerking, of indien wij vaststellen dat de verwerking onrechtmatig is of wij wettelijk verplicht zijn uw gegevens te verwijderen.

Recht op beperking van de verwerking
U heeft het recht ons onder bepaalde wettelijke voorwaarden te verzoeken de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken. Dit betekent dat wij de gegevens tijdelijk ontoegankelijk maken en de verwerking stopzetten.

Recht van bezwaar tegen verwerking
U heeft het absolute recht ons te verzoeken uw persoonsgegevens niet langer te gebruiken voor direct-marketingdoeleinden. Indien u daarom verzoekt, zullen wij deze verwerking altijd zo snel als redelijkerwijs mogelijk stopzetten. U kunt ook bezwaar maken tegen verwerking wanneer wij ons baseren op een gerechtvaardigd belang als wettelijke grondslag. Afhankelijk van de omstandigheden zullen wij dan waarschijnlijk stoppen met de verwerking van uw gegevens.

Recht op gegevensoverdraagbaarheid
U heeft het recht ons te verzoeken een kopie van alle persoonsgegevens die u actief aan ons heeft verstrekt over te dragen aan uzelf of aan een onderneming die vergelijkbare diensten aanbiedt.

 

Indien u gebruik wilt maken van een van de hierboven genoemde rechten of anderszins contact met ons wilt opnemen over de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u gebruikmaken van de contactgegevens die hieronder zijn vermeld onder “Verantwoordelijke voor deze privacyverklaring”.

* Indien u gebruik wilt maken van uw recht op inzage, verzoeken wij u vriendelijk een kopie van een geldig identiteitsbewijs mee te sturen. Wij streven ernaar zo snel mogelijk op uw verzoek te reageren en zullen dit altijd proberen te doen binnen vier weken.

Als laatste mogelijkheid heeft u tevens het recht een klacht in te dienen bij de nationale privacytoezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens, indien u van mening bent dat wij gegevens verwerken op een wijze die in strijd is met hetgeen in deze privacyverklaring is beschreven.

Verantwoordelijke voor deze privacyverklaring

De verantwoordelijke entiteit voor de verwerking van persoonsgegevens zoals uiteengezet in deze privacyverklaring is:
KGS DIAMOND HOLDING BV
Industriestraat 2 | 8081 HG | Elburg | Nederland

Indien u vragen of opmerkingen heeft over dit beleid of de wijze waarop wij uw gegevens verwerken, nodigen wij u van harte uit om contact met ons op te nemen.